ペーパーレスってなんで必要なの？

ペーパーレスは、従来紙で作成したり保存したりしていた資料をデジタルに移行することで、業務における紙の使用を削減することです。コロナ禍によって紙を中心とした業務の問題点が浮き彫りになったことや、世界中で紙を使うことによる環境への影響が考えられている背景からペーパーレス化の重要性は最近ますます高まっています。

ペーパーレス化を進めるメリットは？

業務でペーパーレス化を推進することによるメリットはたくさんあります。
まず、紙は木材からできているため使用量を減らすことでCO₂の削減につながり、SDGsの観点から重要な取り組みであると言えます。

また、これまで紙を使用していたさまざまな業務を電子化することにより、業務効率の向上を図ったり、コロナ禍で進んできたリモートワークなどの新しい働き方に柔軟に対応できたりすることなどが挙げられます。

丸井グループ本社で使われている紙の量は？

ペーパーレス化を進める重要性がわかったところで、丸井グループ本社で使用されている紙の量を調べてみました！

コロナ前と比べると業務の電子化やテレワークが進んで、紙の発注量は70％も削減できていることがわかりました！実際にどのような取り組みが進められているのでしょうか？

ペーパーレス化に取り組んでいる社員にインタビュー！

丸井グループではテレワーク制度を利用すると「食事料・在宅勤務手当」が付与されているのですが、「食事料・在宅勤務手当の申請業務をペーパーレス化した社員がいる」との噂が！導入の経緯や大変だったことなどを聞いてみました！

―食事料・在宅勤務手当申請をペーパーレスにした経緯を教えてください！

桑山さん：テレワークを推進しているにもかかわらず制度を利用している社員には、毎月の食事料・在宅手当申請を紙で提出していただいていたので、提出する方は出社しないといけないし、そもそも、「このご時世に紙での申請を続けるのか...？」といった負の声がありました。また、紙やデータでいただいた申請書を給与に反映させるため、あらためてエクセルシートに手入力打ち込む必要があり、申請や入力のミスなどの確認のためにかなりの時間がかかっていたんです。

―削減効果はどのくらいありましたか？

佐野さん：1カ月当たりの申請件数は全社で2,000件以上で、その際に紙の申請書は約300枚使用されて申請日には紙が山積みになっていました。しかし、アプリの開発をしたことにより1年間で約3,600枚の紙削減につながり業務時間は30時間削減されました！

―導入に向けて大変だったことはありますか？

桑山さん：アプリのUIをいかに社員の皆さんにわかりやすい表現にするか、というところです。何度も検討を重ねました。

佐野さん：ユーザーである社員の皆さんと、管理者である労務課メンバー双方の使いやすさ、アプリ制作をサポートしていただいているエムアンドシーシステム ローコード推進担当のメンバーと調整しながらアプリを完成させていきました。
さまざまな立場の方のお声を一つにまとめながらローンチさせるのは大変でしたが、社員の皆さんの利便性向上、そして労務課メンバーの業務効率化を絶対にかなえたい！という想いのもと、皆で前向きに取り組めたと思います。

―導入後、社員からの反応はいかがですか？

桑山さん：大きなトラブルもなく、現在順調に稼働しています。導入後の社内通達を見た一部の部署から「皆興味津々です」という声をいただきました。一方で、事業所によっては紙の申請が適している部署もありますので、今後業務をデジタル化するにあたっては柔軟に対応できるようにしていきたいと思っています。

佐野さん：アプリについては、「シンプルなUIで感覚的に使える」「マニュアルを見なくてもできた！」というお声を多数いただきました。
また、これまでチームの食事料を取りまとめる担当をされていた方々からは、「作業負担が減った」「ほかのことに時間を使えてうれしい」というお声をいただき、環境負荷の軽減だけでなく、社員の皆さまの業務負担軽減にも寄与できたことをうれしく思います。

今回の調査によって、ペーパーレス化が進むと、紙の使用量を削減できるだけではなく業務の効率化にもつながることがわかりました。しかし今でも紙の使用は多く、削減する余地はまだまだあると感じています。私たちの働くオフィスのコピー機の近くには「減らそう紙！なくそう紙！」という貼り紙があり、印刷をする度にちょっとした意識づけになっています。日常業務でも紙の無駄遣いを極力減らすなどの小さな意識から変えていくことで、サステナブルな働き方を推進していきましょう！